Autorka: Anna Miler

–

Przedsiębiorczynie w czasach COVID-19

Od początku ograniczeń związanych z pandemią COVID-19 ekspertki i eksperci zwracają uwagę na to, że w większym stopniu dotknie ona na rynku pracy kobiety i osoby z grup mniejszościowych – przede wszystkim ze względu na sektory gospodarki, w których te osoby są zatrudnione, czyli między innymi branże: turystyczną, hotelarską i beauty. Oddajemy głos trzem przedsiębiorczyniom, które od początku pandemii stawiają czoła licznym wyzwaniom i nie zwolniły tempa, co więcej – włożyły całą swoją energię w to, żeby zadbać o klientów oraz zespoły, którymi kierują. Reprezentują branże, w których ograniczenia epidemiologiczne spowodowały istotne zmiany – obszar celny, przemysł stoczniowy, hotelarstwo oraz usługi.

Ważna okazała się otwartość w komunikacji z pracownikami

30% Europejek (w porównaniu do 8% Europejczyków) pracuje w niepełnym wymiarze czasu pracy[1] i częściej przerwa pracę na rzecz opieki nad dziećmi i innymi członkami rodziny. Powrót do pracy po kilkumiesięcznym pobycie z dziećmi w domu bywa dużym wyzwaniem, o czym mówi Joanna Porath, która odpowiada za polskie biuro rodzinnej agencji celnej Porath Customs Agents (agencja celna operuje także w Niemczech i Holandii):
– Wsparciem w polskiej części firmy był program dla rodziców z dziećmi.

Pracownice, które stanowią większość zatrudnionych w agencji, mogły zostać z dziećmi w domu. Jedna z nich po powrocie po trzymiesięcznej nieobecności powiedziała, że czuła się jakby był to jej pierwszy dzień w pracy.

Rządy każdego z trzech krajów, w których działa agencja, stosowały różne rozwiązania. W Niemczech część pracowników pracuje w skróconym czasie pracy, różnica w zarobkach między pełnym a skróconym czasem pracy jest w dużej części wyrównywana procentowo przez urząd pracy.

W gdyńskim biurze agencji część pracowników obsługuje biura niemieckie, część – polskie.

Rozwiązania niemieckie nie dały się wprowadzić lub nie dały się wprowadzić natychmiastowo i całościowo w Polsce. Przejście na pracę zdalną także nie było możliwe dla wszystkich. W związku z tym, że agencja posiada status AEO (od angielskiej nazwy “Authorised Economic Operator”, która oznacza upoważnionego przedsiębiorcę), musi przestrzegać wielu regulacji, których interpretacja różni się między krajami.

W Polsce nie było możliwości przeniesienia pracowników do pracy zdalnej ze względu na konieczność zapewnienia ochrony danych wrażliwych, ponieważ wymagało to decyzji Urzędu Celnego. W Niemczech z kolei nie było problemem podłączenie serwera do komputerów poza biurem, nawet na prywatnym komputerze. Do dyspozycji pracowników w gdyńskim biurze zostały oddane samochody służbowe, firma opłacała także tankowanie oraz zapewniła podstawowe środki ochrony higieny.

Agencja celna zanotowała nieduży spadek obrotów, co w rezultacie zaskutkowało nowym rozkładem sił wewnętrznych i elastyczne przejście części pracowników do aktywnej sprzedaży.

– Postawiliśmy na obsługę klienta, komunikację w tematach rozwiązań celnych, jak i doradztwo celne. Pracownicy, którzy mogą, wspierają dział sprzedaży. Szukamy nowych rozwiązań, luk w procesach, celem poprawienia efektywności, ale także nowych klientów i odnawiamy relacje z wcześniejszymi – kontynuuje Joanna Porath. W kolejnych miesiącach wracamy także do jednej z naszych koncepcji – udziału w wydarzeniach branżowych w celu przedstawienia naszych możliwości oraz budowania sieci kontaktów.

W sytuacji radzenia sobie z pandemią kluczowe okazały się cechy takie jak: elastyczność, szukanie kreatywnych rozwiązań, otwartość w komunikacji z pracownikami, która zaowocowała ich poczuciem współodpowiedzialności. Zaczęli się oni także wewnętrznie wymieniać wiedzą, co może się okazać niezwykle istotne w przypadku konieczności ustanowienia zastępstw.

Dzięki mobilizacji działu IT udało się także wprowadzić nowe narzędzie – szybciej niż pierwotnie planowano.

– Eazy Customs to portal komunikacyjny umożliwiający szybką i bezpośrednią komunikację między klientem a firmą. W razie konieczności wszyscy pracownicy zarówno Porath Customs Agents, jak i po stronie Klienta łatwo mogą się zastępować, bo wszyscy mają podgląd na bieżący stan sprawy. Dodatkowo – ze względu na automatyczne tłumaczenie – mogą się komunikować w dowolnie wybranym przez siebie języku: angielskim, niemieckim, holenderskim i polskim. Pracujemy nad uruchomieniem kolejnych funkcjonalności aplikacji, tak by do maksimum wykorzystać możliwości jakie daje nam rozwiązanie używania platformy komunikacyjnej.

Bardzo istotna była wiara w pomyślny przebieg wydarzeń

Dorota Karnikowska jest dyrektorem ds. finansowych w ETMAL Spółka z o.o. – firmie, która działa w branży przemysłu stoczniowego:
– Początek pandemii zastał nas na samym starcie realizacji trzech bardzo poważnych projektów: modernizacji pogłębiarki Świdrak, remontu tejże pogłębiarki oraz remontu pogłębiarki inż. Stanisław Łęgowski. Dla naszego odbiorcy umówiony termin zakończenia prac był niezwykle ważny. Prace realizowane były na terenie Trójmiasta. Mieliśmy ogromne obawy o to, co zastaniemy w stoczniach, jak będą wyglądały dostawy, jak będzie wyglądała współpraca z podwykonawcami w tym trudnym okresie pandemii. Wykonywanie prac w stoczni, przy przestrzeganiu rygorów sanitarnych było nie lada wyczynem. Działalność została ograniczona poprzez zakaz wyjazdu za granicę, a to znaczna część naszych usług serwisowych.

Ostatecznie w funkcjonowaniu firmy zmieniło się niewiele:
– Staraliśmy się zabezpieczyć ekipy serwisowe w środki ochronne, pracownicy wykonywali prace w tych samych zespołach, z pewnością z większym wysiłkiem i obawami o zdrowie. Na szczęście – do dnia dzisiejszego bez żadnych zakażeń. Niestety, remontu statku nie można przeprowadzić zdalnie, część prac biurowych – owszem, tak. Z pewnością, gdyby okazało się, że jak w innych regionach Polski czy Europy ilość zakażeń przekracza pewną ilość również stocznie byłyby zamknięte, jak wiele fabryk czy zakładów. Myślę, że na wypadek pandemii w  branży stoczniowej trudno się przygotować.

Dorota Karnikowska zarządza także Hotelem Spa WIENIAWA.
– Tu nasza działalność została zakazana wprowadzanymi rozporządzeniami. Był to bardzo trudny okres. Wysłanie pracowników na postojowe, obniżenie wynagrodzeń, ogromna niepewność, kiedy zaczniemy znów działać, obawa o to, czy damy radę podnieść się po ponad 2,5 miesięcznym przestoju… W tym czasie nie pozostawiłam załogi w niepewności. Organizowałam spotkania on-line, aby informować o tym, jakie czynimy kroki, aby uchronić firmę przed ekonomicznymi skutkami pandemii, starałam się angażować pracowników w prace koncepcyjne nad nową ofertą. Wykorzystaliśmy ten czas na szkolenia on-line. Starałam się być z załogą cały czas w kontakcie, wspierać ich. Powrócili do pracy z ochotą i werwą, spragnieni kontu z gośćmi. Realizujemy ich pomysły, rozszerzamy ofertę. Wiemy, że możemy na sobie polegać!

– Sądzę, że wiara w pomyślny przebieg wydarzeń była bardzo istotna. Rozumiałam zaniepokojenie pracowników, którzy bali się o swoje miejsca pracy. Dlatego stale informowałam ich o naszych staraniach, przedsięwziętych krokach. Starałam się jasno komunikować jaki jest stan spraw, i czy widzę zagrożenia. Pozytywne nastawienie było kluczowe w czasie, kiedy docierały informacje o zamykaniu kolejnych gałęzi gospodarki.

Kobiety wspierają kobiety

Joanna Porath i Dorota Karnikowska znalazły czas i energię, aby zaangażować się w program mentoringowy dla kobiet pracujących w branży morsko-logistycznej prowadzonego przez Gdańską Fundację Przedsiębiorczości w ramach projektu „Kobiety też budują statki”. Dało to im – i kilkunastu innym menadżerkom – możliwość podzielenia się doświadczeniem wyniesionym także z prowadzenia firm lub zespołów w czasie pandemii. Mentee są w nim młode kobiety – studentki lub ubiegłoroczne absolwentki, na których plany zawodowe również wpłynęła pandemia – niektóre z nich straciły pracę, inne musiały zmienić plany na wykorzystanie przerwy między zajęciami na uczelni. Przygotowywały się do zagranicznych wyjazdów, a stanęły przed koniecznością zorganizowania sobie w krótkim czasie praktyk. Przede wszystkim jednak pracują w parach mentorka-mentee nad krótko- i długofalowymi celami zawodowymi. Jest to jeden z kilku programów mentoringowych, które rozpoczęły się w czasie pandemii i daje szansę na wymianę wiedzy i doświadczeń w tym szczególnie wymagającym okresie.

Umiejętność odpowiadania na zmieniające się otoczenie

Agnieszka Mróz, projektantka usług, pracuje jako freelencerka. Wspiera firmy, instytucje i organizacje pozarządowe w dostarczaniu mądrych rozwiązań – pomagających realizować im cele biznesowe, statutowe, a jednocześnie rozwiązujących realne potrzeby użytkowników. Metodyka service design wydaje się idealna do wykorzystania właśnie teraz.

– Projektowanie jest kompetencją, to nie tylko proces, a sposób myślenia, podchodzenia do problemów, umiejętność odpowiadania na zmieniające się otoczenie, identyfikowania nowych potrzeb klientów i odpowiadania na nie w satysfakcjonujący sposób – mówi Agnieszka. Przed pandemią spędzałam 80% czasu poza domem, pracując na miejscu u klienta – kontynuuje. Od dwóch lat byłam w nieustannej podróży, jednego tygodnia nawet w trzech miastach – dla trójmiejskich firm i instytucji realizuję niewielką część projektów. Specyfika mojej pracy polega na współtworzeniu z klientem, co wymaga spotkań, interakcji. Sygnałem, że sytuacja się zmienia było chyba 5 wiadomości z informacją o odwołanych wydarzeniach i warsztatach, o których jeszcze chwilę temu rozmawialiśmy, a które dostałam w ciągu godziny.

Po początkowym okresie paniki i niepewności co do najbliższych zleceń, wielu klientów wyraziło jednak gotowość do spróbowania pracy online.

– Był moment, na początku, kiedy myśleliśmy, że przeczekamy tydzień – dwa, ale potem uznaliśmy, że świat się nie zatrzymał i postaramy się działać w sytuacji ograniczeń, że nie chcemy przerywać procesów. Siedziałam teraz nie w pociągach, a przed komputerem. Metodyka wymagała przemodelowania do nowego sposobu pracy, innego rozłożenia w czasie. Miałam i tak pełne dni pracy, tylko ich rytm był inny. Część organizacji uznała, że to dobry moment, żeby zastanowić się nad tym, co dzieje się wewnątrz firmy czy instytucji. Ta sytuacja była ciekawa dla mojej branży, która pracuje nad innowacjami, dopasowywaniem się do realiów. Rzeczywistość powiedziała: sprawdzam. Czy umiecie się sami odnaleźć w czasie niepewności?

Zapytana o to, które z doświadczeń mijających miesięcy chciałaby zatrzymać, Agnieszka odpowiedziała, że nie wyobraża sobie powrotu do ciągłych podróży. Chciałby iść w kierunku hybrydowych form pracy, w których spotkaniom offline towarzyszą te online – bez utraty jakości dla klienta. Mijający czas udowodnił, że nie musi to być model, w którym pracujemy w określony sposób, bo musimy, ale także dlatego, że jest on korzystny dla obu stron – równie, a nawet bardziej efektywny. Zaskoczeniem było dla niej, że firmy, które wcześniej nie chciały organizować nawet krótkich spotkań online, przekonały się to tej formy. Nie można jednak zapominać, że sposób pracy zmienia relację z klientem i to bywa trudne.

W kryzysie przydatne okazały się elastyczność, otwarta, bazująca na zaufaniu komunikacja z klientami, gotowość na próbowanie nowych rzeczy.

– Z ekspertami i ekspertkami, z którymi współpracuję, stworzyliśmy sobie przestrzeń do wymiany wiedzy i dzielenia się obawami. Często się zdzwanialiśmy. Zaczęłam eksperymentować, szczególnie pierwszy etap ograniczeń mnie to tego zmobilizował. Stworzyłam i przetestowałam prototyp warsztatów online. Uświadomiło mi to, że bardzo ważne jest dla mnie realizowanie moich pomysłów, że satysfakcjonuje mnie łączenie pracy z klientami z pracą dla siebie. Daje mi to niezależność.

Nowy model pracy przynosi jednak także wyzwania.
– W ciągu jednego dnia zajmuję się czasem, podczas krótkich spotkań online, kilkoma różnymi tematami. Utrzymanie higieny pracy jest trudne i trzeba się go nauczyć. Kiedy rozmawiam z innymi, mam wrażenie, że wszyscy są zmęczeni niekończącym się czasem pracy – kończy Agnieszka.

Jak pandemia wpłynęła na Wasz biznes? Jakie nowe rozwiązania wdrożyłyście?

Napisz na kobiety@inkubatorstarter.pl

[1] https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/E-9-2020-002125_EN.html