Autor: Sara Miotk
–

“Umieśćmy uczestnika w centrum naszego planowania” rozmowa z Grzegorzem Borowskim, Infoshare Cofounder & CEO.

W ramach swoich działań wiele firm organizuje różnorodne wydarzenia: począwszy od szkoleń i warsztatów po duże, często międzynarodowe konferencje. Dla jednych są to działania dodatkowe przyczyniające się do zbudowania wizerunku eksperta w danym obszarze, dla innych organizacja eventów to główne źródło dochodu.
Trwająca pandemia i wprowadzone od marca obostrzenia dały o sobie znać również w tej branży.
Z analizy wyników badania przeprowadzonego przez Stowarzyszenie Branży Eventowej wynika, że w Polsce tylko w marcu i kwietniu 2020 roku zostało odwołanych ponad 97% eventów. Wśród środków, jakie podjęte zostały w firmach w związku z kryzysem przeważały trzy rozwiązania: ponad 38 % badanych wskazało na obniżenie pensji pracowników, ok. 34 % zwolnienia, natomiast ok. 27 % zawieszenie działalności. Powyższe dane potwierdzają jak duża jest skala strat i jak wiele powiązań znajduje się pomiędzy różnymi branżami, bo przecież odwołanie jednego eventu to często rezygnacja z wynajmu przestrzeni, cateringu, dokumentacji fotograficznej i szeregu innych mniejszych usług.

Reakcją na ogłoszone przez rząd obostrzenia były masowe informacje o odwołaniu lub przełożeniu terminów wydarzeń. W pierwszej fazie większość konferencji i szkoleń została przesunięta na jesień. Wrześniowy kalendarz pęczniał od nadmiaru zaplanowanych spotkań i webinarów.

Wakacje były czasem w którym nie tylko w branży eventowej odżyła nadzieja na powrót do „względnej” normalności i stabilizacji – niestety złudna. Szybko okazało się, że zmienione już raz terminy wydarzeń, muszą przejść ponowną weryfikację. Tym razem już chętniej, firmy podejmowały wyzwanie jakim jest przeniesienie konferencji do świata wirtualnego, tylko z jakim efektem?

Za nami czternasta edycja Infoshare, konferencji która w świecie biznesu wpisała się jako obowiązkowa dla każdego przedsiębiorcy. W tym roku całe wydarzenie odbywało się online. O tym na co położyli nacisk i czy finalnie są zadowoleni z efektów swojej pracy rozmawialiśmy z Grzegorzem Borowskim, Infoshare Cofounder & CEO.

Sara Miotk:  – Przyznam, że z mojej perspektywy całkowite przeniesienie tak dużej konferencji do świata wirtualnego było ryzykowne, szczególnie że wielu uczestników ceni Infoshare nie tylko za merytorykę, ale również networking, oraz możliwość nawiązania czy podtrzymania relacji biznesowych podczas eventu. Z perspektywy czasu jak oceniasz tą decyzję? Czy planując przyszły rok również myślisz o organizacji konferencji online?

Grzegorz Borowski: – W bezprecedensowym okresie niepewności wywołanej pandemią, musisz podejmować decyzje w oparciu o niewielką ilość danych, jakimi dysponujesz, ale musisz je podjąć – brak decyzji także jest decyzją. My w pierwszym etapie zareagowaliśmy bardzo szybko przenosząc wydarzenie na wrzesień. Potem obserwując sytuację, ale też wszystkie możliwe scenariusze rozwoju sytuacji, także szybko zrozumieliśmy, że jedyną decyzją jaką możemy podjąć jest Infoshare online. Albo żaden. I perspektywa czasu niczego tutaj nie zmieniła. W trakcie Infoshare online, Gdańsk stał się żółtą strefą, a Sopot czerwoną. Teraz czerwony jest cały kraj. To była jedyna sensowna decyzja, bo zupełnie odwołać Infoshare nie chcieliśmy. Ale także widzimy, że wydarzenie w formule online nie jest w stanie zastąpić tych żywych naturalnych interakcji między ludźmi. Przypadkowych spotkań. Spotkań po latach. Czegoś ulotnego, co jednak na koniec definiuje, czy na przykład chcesz z kimś zrobić interes, albo rozpocząć pracę dla danej firmy. A ten networking był, jest i zawsze będzie bardzo istotną częścią Infoshare. Dlatego, w przyszłym roku będziemy szukać formuły przynajmniej częściowego powrotu do tradycyjnego schematu.

SM:  Każdy, kto choć raz organizował większe wydarzenie wie, że jako organizatorzy nie jesteśmy w stanie wszystkiego zaplanować. Zawsze coś nas zaskoczy. Najważniejsze jednak aby z perspektywy uczestnika wszystko wyglądało idealnie. Co w tym roku było dla Was największym zaskoczeniem i jak udało Wam się z nim poradzić?

GB: Tak. Staraliśmy się uwzględniać wszystko, ale tak jak wspomniałaś wszystkiego zaplanować się nie dało. Mieliśmy trochę zabawnych momentów, w których speakerzy (oraz startupy łączące się w ramach konkursu) mimo szkoleń przed eventem, nie potrafili poradzić sobie na przykład z wyszerowaniem ekranu live. Pewnie dla części uczestników wyglądało to dość zabawnie, dla nas jednak było mocno frustrującym przeżyciem. Takie rzeczy dzieją się czasami także podczas tradycyjnych eventów, ale wtedy Twój wpływ jest większy, masz fizyczny kontakt w przestrzeni ze speakerem. W przypadku formuły online, możesz mu tylko pomagać wskazówkami zdalnie. On musi sobie ostatecznie poradzić z techniką. Całe szczęście takich sytuacji nie było dużo i poradziliśmy sobie z nimi. Zdarzyło nam się także, że dwa wystąpienia z udziałem amerykańskich speakerów nie odbyły się. Panowie po prostu spóźnili się, a my nie mogliśmy czekać… Show must go on 🙂

SM: Pandemia trwa, druga fala COVID-19 uderzyła ze zdwojoną siłą. Branża eventowa musiała szybko się odnaleźć aby nie stracić głównego źródła utrzymania. Część wydarzeń została przeniesiona online, jednak nie wszystkie. Wiele eventów zostało odwołanych, a perspektywa najbliższych miesięcy nie wygląda optymistycznie. Co gorsza mam wrażenie, że obecnie mamy na rynku przesyt wydarzeń online, a uczestnicy coraz częściej rezygnują z tej formuły. Czy widziałbyś jakieś rozwiązanie? W jaki sposób przyciągnąć i utrzymać uwagę odbiorcy?

GB: My przygotowaliśmy bardzo rozbudowany system łączący w sobie możliwości konferencji, ale także targów (standy, ale także warsztaty i webinary partnerskie, prezentacja ofert pracy). Uzupełniliśmy to wszystko o rozwijane przez nas od kilku lat narzędzie do matchmakingu. Wybór odpowiedniego narzędzia jest istotny, ale jeszcze istotniejsze, aby cały czas w centrum stawiać uczestnika. Zastanowić się, jak realnie mogę pomóc? Jaką jego potrzebę realizuję? W jaki sposób? I na podstawie tych odpowiedzi zaprojektować/zaplanować sposób w jaki będzie on spędzał czas z nami, dostosowując do tego narzędzie, jeśli potrzeba 🙂

SM: Na zakończenie nasunęło mi się jeszcze jedno pytanie, a mianowicie: Jaką jedną najważniejszą wskazówkę mógłbyś przekazać osobom, które mają zamiar przenieść swoje wydarzenia do świata online? Na co szczególnie powinni zwrócić uwagę?

GB: Właściwie odpowiedziałem na to w ostatnim pytaniu 🙂 Umieśćmy uczestnika w centrum naszego planowania i będzie dobrze! 🙂

Wybuch pandemii COVID-19 otworzył nowy rozdział w historii webinarów i wideokonferencji. Technologia ta stała się biznesowym i edukacyjnym narzędziem pierwszej potrzeby w większości organizacji. Według raportu ClickMeeting „Webinary i Wideokonferencje w Czasach Pandemii” w czasie globalnego kryzysu ekonomicznego technologia ta, za sprawą narzędzia płatnych webinarów, stanowiła dodatkowe lub główne źródło dochodu dla aż 44% ankietowanych.
Czy to nowy trend technologiczny czy tylko narzędzie pozwalające na przetrwanie w obecnych, trudnych dla nas wszystkich czasach? Tego nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Być może zmęczenie odbiorców korzystających z tej technologii będzie tak duże, że spragnieni będą stacjonarnych spotkań, gdzie networking jest zdecydowanie łatwiejszy. Wiemy jednak, na przykładzie Infoshare, że sukces konferencji możliwy jest także w wirtualnym świecie.